Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Bereitstellung von Differenzunterlagen und Entgeltabrechnungen
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Allgemeines
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- Entgeltabrechnungen
- Differenzunterlagen (Differenzenbeleg und Information über Gutschrift / Belastung des Kontos resultierend aus der Differenz)
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Eine getrennte Beantragung ist möglich.
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Jeder registrierte User erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn im jeweiligen ExtraNet-Postfach ein neues Dokument vorhanden ist. Über den in der E-Mail enthaltenen Link ist ein direkter Zugriff auf den Download-Bereich des ExtraNet möglich. Eine Deaktivierung der E-Mail-Benachrichtigung kann jeder User bei Bedarf selbständig vornehmen.
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Nein, die Dokumente werden im ExtraNet der Deutschen Bundesbank im Fachverfahren CashEDI zum Herunterladen bereitgestellt. Ein Versand per E-Mail ist nicht möglich.
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Nein, die PDF-Dateien können über einen gängigen Internetbrowser heruntergeladen und gespeichert werden. Sollten Sie für die Avisierung von Einzahlungen bzw. Geldbestellungen bereits eine Software nutzen, besteht ggf. die Möglichkeit, dass diese auch die PDF-Dokumente abrufen kann.
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- Vorhandensein einer GLN (Global Location Number)
- Anmeldung für die elektronische Bereitstellung der Dateien per E-Mail beim „Kundendatenmanagement und Kundeninformation – Barer Zahlungsverkehr“:
kundendaten-bargeld@bundesbank.de - Registrierung für den Filetransfer-Download im ExtraNet der Deutschen Bundesbank
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Die Global Location Number (GLN) ist ein Ident der GS1-Nummernsystematik und wird im CashEDI-Verfahren bereits für die Identifizierung der Prozessbeteiligten genutzt (z. B. Einzahler, Transporteur etc.).
Sofern Sie Ihre Einzahlungen über einen Wertdienstleister avisieren lassen und dieser Ihre Gelder ausschließlich in Sammeleinzahlungen einzahlt, haben Sie möglicherweise noch keine GLN bei der Bundesbank gemeldet. In diesem Fall prüfen Sie bitte zunächst in Ihrem Unternehmen, ob möglicherweise bereits eine GLN vorhanden ist (und bisher nur in anderen Bereichen eingesetzt wurde), die Sie uns melden können. Darüber hinaus steht Ihnen für eine erste Suche, ob Ihr Unternehmen über eine GLN verfügt, der von GS1 bereitgestellte Service „Verified by GS1“ (gs1.org) zur Verfügung.
Ist in Ihrem Unternehmen noch keine GLN vorhanden, besteht über Ihre nationale GS1-Organisation die Möglichkeit, eine entsprechende Lizenz zu erwerben (z. B. GS1 Germany gs1-germany.de).
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Für den Zugang zum ExtraNet müssen entsprechende User registriert sein. Die Auswahl der Personen und Anzahl der benötigten User obliegt Ihnen.
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Ja, sofern dieser ebenfalls die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt (siehe Frage „Welche Voraussetzungen müssen für den Erhalt der Dokumente erfüllt sein?“). In diesem Fall ist nur für diesen Empfänger die Registrierung für den Filetransfer-Download im ExtraNet der Deutschen Bundesbank erforderlich.
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Entgeltabrechnungen-
Nein, durch das Verfahren wird Ihnen lediglich das bisher per Post versandte Dokument elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Abrechnungsmodalitäten (Zeitpunkt der Abrechnung, Abrechnung in der jeweiligen Bundesbankfiliale etc.) bleiben unverändert.
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Nein, Sie erhalten weiterhin eine Abrechnung je Bundesbankfiliale.
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Nach Anmeldung im Filetransfer-Bereich des ExtraNet, ist die Funktion „1b Filetransfer: Rückmeldungen zu Geldbestellungen, Einzahlungsavisen, Differenzunterlagen und Entgeltabrechnungen (Download)“ auszuwählen.
Die Dateien weisen im Dateinamen das Kürzel „EA“ (Entgeltabrechnung) oder „ES“ (Entgeltabrechnung Storno) auf. Sie stehen 60 Tage zum Download bereit und können auch mehrfach heruntergeladen werden.
Sobald der Download bestätigt wurde, ist ein erneutes Herunterladen nicht mehr möglich.
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Nein, dies ist nicht möglich. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Bundesbankfiliale.
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Differenzunterlagen-
Der Differenzenbeleg und die Information über Gutschrift / Belastung Ihres Kontos werden künftig ausschließlich elektronisch bereitgestellt. In besonderen Fällen (z. B. Empfangsbescheinigungen zu Falschgeld- und Erstattungsanträgen) werden Unterlagen weiterhin postalisch versandt.
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Nein, eine elektronische Bereitstellung der Unterlagen ist ab dem 10.07.2024 grundsätzlich über das ExtraNet der Deutschen Bundesbank vorgesehen. Voraussetzung hierfür ist eine Anmeldung über das „Kundendatenmanagement und Kundeninformation – Barer Zahlungsverkehr“ (siehe Kontakt).
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Wenn Sie Unterlagen wie Behälterkarten, Safebags etc. im Original benötigen, können Sie diese unter Angabe des jeweiligen Vorgangs bei der zuständigen Bundesbankfiliale anfordern.
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Sofern z. B. auf dem eingezahlten Safebag oder der Behälterkarte leserliche Angaben aufgebracht sind, die für eine Differenzenaufklärung hilfreich sein können, besteht in den Filialen der Deutschen Bundesbank die Möglichkeit, diese Angaben bei der Differenzerfassung zu übernehmen, sodass der Versand von Safebags oder Behälterkarten bzw. entsprechender Kopien entfallen kann. Voraussetzung hierfür ist eine leserliche Angabe, es stehen maximal 240 Zeichen zur Verfügung.
Perspektivisch ist vorgesehen, dass diese Information bereits bei der Übermittlung eines Einzahlungsavis angegeben werden kann.
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Nach Anmeldung im Filetransfer-Bereich des ExtraNet, ist die Funktion „1b Filetransfer: Rückmeldungen zu Geldbestellungen, Einzahlungsavisen, Differenzunterlagen und Entgeltabrechnungen (Download)“ auszuwählen.
Im Fall einer Differenz stellen wir Ihnen verschiedene Dokumente zur Verfügung. Die Dateien sind anhand folgender Kürzel im Dateinamen zu unterscheiden:
- DB: Differenzenbeleg
- DG: Differenzanschreiben SEPA-Gutschrift
- DL: Differenzanschreiben SEPA-Lastschrift
- FS: Kundenbeleg Fehlbetrag Storno
- MS: Kundenbeleg Mehrbetrag Storno
Die Dateien stehen 60 Tage zum Download bereit und können auch mehrfach heruntergeladen werden.
Sobald der Download bestätigt wurde, ist ein erneutes Herunterladen nicht mehr möglich.
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Nein, dies ist nicht möglich. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Bundesbankfiliale.
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